System项目AI文档

Appearance

OA 系统业务需求文档（BRD）V1.1 ​

文档版本： 1.1
创建日期： 2026-03-04
最后更新： 2026-03-04
文档作者： 业务方/客户
审批状态： 已通过

修订记录 ​

版本修订日期修订人修订内容
1.02026-03-04业务方初始版本
1.12026-03-04业务方根据评审意见修订，详见 review-response.md

1. 需求背景 ​

1.1 业务背景 ​

随着公司规模扩大，传统的纸质审批和线下沟通方式已无法满足高效办公需求。OA系统旨在实现办公流程的数字化、自动化，提升组织协同效率。

1.2 战略定位 ​

OA系统是公司办公协同的核心平台，定位为：

  • 流程审批中心：统一各类审批流程，实现无纸化办公
  • 协同办公平台：提供日程、会议、任务等协作工具
  • 信息发布渠道：公告、新闻、知识的统一发布平台
  • 移动办公入口：支持随时随地办公，提升响应速度

1.3 痛点分析 ​

  • 审批流程依赖纸质单据，效率低下，平均审批周期3-5天
  • 跨部门协作困难，信息传递不畅
  • 会议安排冲突频繁，会议室资源浪费
  • 公告通知传达不及时，员工获取信息滞后
  • 缺乏统一的任务跟踪机制，工作进度不透明

1.4 目标价值 ​

  • 审批效率提升80%，平均审批周期缩短至1天内
  • 实现100%核心业务流程线上化
  • 会议资源利用率提升50%
  • 信息传达及时率提升至95%以上
  • 任务完成可视化管理

2. 投资回报分析（ROI） ​

2.1 成本节约分析 ​

成本项当前状态（年）建设后（年）节约金额（年）
纸质单据成本打印纸、耗材等约5万元无纸化办公 = 0元5万元
审批人力成本3人专职处理审批 = 18万元自动化处理 = 3万元15万元
会议协调人力2人×0.5天/周 = 52人天系统自动协调 = 5人天47人天
合计约23万元+人力约3万元+人力约20万元+人力

2.2 效率提升分析 ​

指标当前目标提升
审批平均周期3-5天1天内提升80%
会议安排时间30分钟5分钟提升83%
公告传达时间1-2天实时提升99%
任务跟踪透明度30%100%提升70%

2.3 投资回报总结 ​

  • 项目总投资： 约25万元
  • 年运营成本： 约3万元
  • 年节约/收益： 约20万元
  • 投资回收期： 约1.5年
  • 3年ROI： 约140%

3. 风险评估 ​

风险编号风险类型风险描述概率影响风险等级应对措施
R-001变革风险员工抵触新系统，使用率低中高高加强培训，设置过渡期，领导带头使用
R-002集成风险与System系统用户权限集成困难低中低提前确认接口规范，预留联调时间
R-003流程风险流程设计不合理，审批瓶颈中中中流程梳理阶段充分调研，试点验证
R-004性能风险高峰期系统响应慢低中低性能测试，预留扩展能力

4. 用户故事 ​

US-001：审批流程发起 ​

故事描述： 作为普通员工， 我希望能够在线发起各类审批申请（请假、报销、采购等）， 以便快速完成审批，无需纸质单据。

验收标准：

  • [ ] 可以查看当前用户角色权限范围内的审批流程模板
  • [ ] 可以选择流程模板，填写申请表单
  • [ ] 表单字段根据流程类型动态变化
  • [ ] 可以上传附件（单个最大10MB，最多5个，存储至OSS）
  • [ ] 可以保存草稿，稍后继续填写
  • [ ] 提交后自动流转到审批人
  • [ ] 可以查看审批进度和当前审批人
  • [ ] 审批完成后收到通知（站内信+邮件）

优先级： 高 故事点： 8

US-002：审批处理 ​

故事描述： 作为审批人， 我希望能够及时处理待办审批， 以便不耽误业务进展。

验收标准：

  • [ ] 可以在首页看到待办审批数量提醒
  • [ ] 可以查看待办审批列表，按时间排序
  • [ ] 可以查看申请详情和审批历史
  • [ ] 可以同意、拒绝或转交审批
  • [ ] 拒绝时需要填写拒绝原因
  • [ ] 可以添加审批意见（可选）
  • [ ] 支持批量审批（相同流程类型）
  • [ ] 审批操作记录审计日志

优先级： 高 故事点： 5

US-003：会议管理 ​

故事描述： 作为会议组织者， 我希望能够方便地预定会议室和邀请参会人， 以便高效组织会议。

验收标准：

  • [ ] 可以查看会议室日历，了解空闲时段
  • [ ] 可以预定会议室，设置会议主题、时间、参会人
  • [ ] 系统自动检查参会人时间冲突
  • [ ] 自动发送会议邀请给参会人
  • [ ] 参会人可以接受或拒绝邀请
  • [ ] 可以设置周期性会议（每周/每月）
  • [ ] 可以上传会议资料
  • [ ] 会议开始前15分钟提醒参会人（站内信→邮件→短信优先级）

优先级： 中 故事点： 5

US-004：公告通知 ​

故事描述： 作为行政人员， 我希望能够发布公司公告和通知， 以便及时传达信息给全体员工。

验收标准：

  • [ ] 可以发布公告，设置标题、内容、分类
  • [ ] 可以设置公告有效期
  • [ ] 可以设置公告置顶（最多3条）
  • [ ] 可以设置公告可见范围（全员/指定部门）
  • [ ] 发布后自动推送通知给相关人员
  • [ ] 可以查看公告阅读情况统计
  • [ ] 可以编辑或撤销未过期公告

优先级： 中 故事点： 3

US-005：任务管理 ​

故事描述： 作为项目经理， 我希望能够分配和跟踪任务， 以便掌握项目进度。

验收标准：

  • [ ] 可以创建任务，设置标题、描述、负责人、截止日期
  • [ ] 可以设置任务优先级（高/中/低）
  • [ ] 可以设置任务标签，便于分类
  • [ ] 负责人可以实时更新任务进度（0-100%），每日最多发送一次进度提醒
  • [ ] 可以添加任务评论和附件
  • [ ] 任务到期前1天提醒负责人
  • [ ] 可以查看任务看板（待办/进行中/已完成）
  • [ ] 可以导出任务报表

优先级： 中 故事点： 5

US-006：采购审批 ​

故事描述： 作为采购申请人， 我希望能够在线提交采购申请， 以便快速完成采购审批流程。

验收标准：

  • [ ] 可以填写采购申请，包括物品名称、规格、数量、预算
  • [ ] 可以上传采购清单和报价单
  • [ ] 金额>5000元自动转部门总监审批
  • [ ] 金额>20000元自动转财务总监审批
  • [ ] 审批通过后自动生成采购单号
  • [ ] 可以查看采购申请审批进度

优先级： 高 故事点： 5

US-007：合同审批 ​

故事描述： 作为合同经办人， 我希望能够在线提交合同审批， 以便规范合同管理流程。

验收标准：

  • [ ] 可以填写合同基本信息（对方单位、金额、期限）
  • [ ] 可以上传合同附件（PDF格式）
  • [ ] 法务部门自动参与审批
  • [ ] 金额>10万元需总经理审批
  • [ ] 审批通过后生成合同编号
  • [ ] 合同到期前30天提醒续约

优先级： 高 故事点： 5

US-008：用印审批 ​

故事描述： 作为用印申请人， 我希望能够在线申请用印， 以便规范印章使用管理。

验收标准：

  • [ ] 可以选择用印类型（公章、合同章、财务章）
  • [ ] 可以填写用印事由和文件名称
  • [ ] 可以上传用印文件扫描件
  • [ ] 部门负责人审批通过后，转印章管理员
  • [ ] 用印完成后登记用印次数和文件份数
  • [ ] 可以查询历史用印记录

优先级： 中 故事点： 3

US-009：知识库管理 ​

故事描述： 作为知识管理员， 我希望能够建立公司知识库， 以便沉淀和共享组织知识。

验收标准：

  • [ ] 可以创建知识分类（制度规范、操作手册、培训资料）
  • [ ] 可以上传知识文档（Word、PDF、PPT）
  • [ ] 可以设置知识可见范围（全员/部门/个人）
  • [ ] 支持文档在线预览
  • [ ] 支持关键词搜索
  • [ ] 可以查看知识浏览和下载统计
  • [ ] 可以设置知识标签，便于分类检索

优先级： 中 故事点： 5

5. 业务流程 ​

流程一：请假审批流程 ​

参与者：员工、直属领导、HR专员

正常流程：
1. 员工在OA系统提交请假申请
2. 填写请假类型、时间、原因
3. 系统自动计算剩余假期天数
4. 提交给直属领导审批
5. 领导审批通过后，转HR备案
6. HR确认假期余额，流程结束
7. 员工收到审批结果通知

异常流程：
- 异常1：假期余额不足
  → 系统提示余额不足，无法提交
- 异常2：领导长时间未审批（超过2天）
  → 系统自动提醒领导，超过3天可催办
- 异常3：领导拒绝请假
  → 员工收到拒绝通知，可修改后重新提交或取消

流程二：报销审批流程 ​

参与者：员工、部门经理、财务专员

正常流程：
1. 员工提交报销申请，上传发票照片
2. 填写报销类型、金额、事由
3. 部门经理审批（金额>5000需总监审批）
4. 财务专员审核票据和金额
5. 财务专员确认打款
6. 员工收到报销完成通知

异常流程：
- 异常1：发票不清晰或不合规
  → 财务退回，员工需重新上传
- 异常2：金额超过预算
  → 需额外说明，转更高级领导审批

6. 业务规则 ​

规则编号规则名称规则描述优先级
BR-001审批时效普通审批需在2个工作日内完成；紧急审批需在4小时内完成，由发起人标记并填写紧急原因高
BR-002假期余额检查提交请假申请时，系统自动校验剩余假期余额（年假+调休-已用）高
BR-003报销限额单笔报销超过5000元需部门总监审批；超过20000元需财务总监审批中
BR-004会议室冲突同一会议室同一时段不可重复预定高
BR-005公告置顶限制同时置顶公告不超过3条低
BR-006任务提醒任务到期前1天和当天各提醒一次中
BR-007采购限额单笔采购超过5000元需部门总监审批；超过20000元需财务总监审批高
BR-008合同限额合同金额超过10万元需总经理审批高
BR-009用印登记用印完成后必须登记用印文件份数和用途中

7. 非功能性需求 ​

7.1 性能需求 ​

  • 页面加载时间 < 3秒（1000条数据、WiFi网络条件下）
  • 审批提交响应时间 < 2秒
  • 支持并发用户数 > 300
  • 系统总用户数 > 2000
  • 附件存储：OSS存储，总容量100GB，单文件最大10MB

7.2 集成需求 ​

  • 与System系统对接，复用用户、部门、权限数据
  • 使用System系统提供的统一认证服务（SSO）
  • 审批消息可推送至企业微信/钉钉（V2.0）
  • 会议管理支持Outlook日历集成（V2.0）

7.3 移动端需求 ​

  • V1.0版本：支持H5页面，适配手机浏览器
  • V2.0版本：开发原生APP或小程序

8. 数据字典 ​

8.1 审批状态 ​

状态值状态名称说明
0草稿申请已保存但未提交
1审批中申请已提交，正在审批流程中
2已通过审批流程完成，申请通过
3已拒绝审批流程完成，申请被拒绝
4已撤回申请人主动撤回申请
5已转交审批人转交给他人审批

状态流转：

草稿 → 审批中（提交）
审批中 → 已通过（最终审批人同意）
审批中 → 已拒绝（任一审批人拒绝）
审批中 → 已撤回（申请人撤回）
审批中 → 已转交（审批人转交）

8.2 假期类型 ​

类型值类型名称计算规则
1年假按工龄计算，每年1-10天
2病假每年最多30天，需医院证明
3事假无薪假，每年最多15天
4调休加班调休，按加班时长计算
5婚假法定3天，晚婚增加7天
6产假按国家规定执行

8.3 会议状态 ​

状态值状态名称说明
0待定会议创建，等待参会人确认
1已确认所有参会人已确认参加
2进行中会议正在进行中
3已结束会议已结束
4已取消会议被取消

8.4 任务状态 ​

状态值状态名称说明
0待办任务已分配，等待处理
1进行中任务已开始处理
2已完成任务已完成
3已延期任务超过截止日期
4已取消任务被取消

9. 附录 ​

9.1 术语表 ​

术语定义
OAOffice Automation，办公自动化
审批流业务申请从发起到结束的审批路径
待办等待当前用户处理的审批或任务
OSSObject Storage Service，对象存储服务
SSOSingle Sign-On，单点登录

9.2 参考文档 ​

  • System系统业务需求文档
  • 项目计划文档：PROJECT-PLAN.md

9.3 V2.0需求规划 ​

需求编号需求名称说明
V2.0-001移动端APP开发原生APP或小程序
V2.0-002多渠道推送支持企业微信、短信推送
V2.0-003Outlook集成会议管理同步Outlook日历
V2.0-004AI智能审批基于历史数据的智能审批建议
V2.0-005智能助手提供办公助手，自动处理常规事务
V2.0-006会议室设备管理管理投影仪、视频会议设备等

文档版本： 1.1
创建日期： 2026-03-04
文档作者： 业务方/客户
审批状态： 已通过

Released under the MIT License.

Copyright © 2026 linsir | 鄂ICP备99999999号